ONLYOFFICE Workspaceを使用して文書を共同作成する方法

もしあなたがLinuxサーバーにコラボレーション作業スペースを構築したいのであれば、最も明らかな選択肢はNextcloud、ownCloud、Seafileかもしれません。これらのソリューションは、ファイルを1か所に保存し共有することができ、ファイルの同期機能を提供します。

しかし、ファイルを保持するだけでなく、文書の共同編集機能も必要な場合は、ONLYOFFICE Workspaceに注目するのが良いアイデアです。このグループウェアプラットフォームは、オンラインでの文書管理と共同編集のために設計されています。

このガイドでは、ONLYOFFICE Workspaceのインストール方法と、このソリューションがリアルタイムでのコラボレーションをどのように容易にするかを学びます。

ONLYOFFICE Workspaceとは何ですか？

ONLYOFFICE Workspaceは、テキストドキュメント、スプレッドシート、記入可能なフォーム、プレゼンテーション用のオンラインオフィススイートONLYOFFICE Docsを備えたオープンソースのコラボレーティブプラットフォームであり、さまざまな生産性アプリのバンドルも含まれています。

このソリューションを使用すると、すべてのファイルを保存し、リアルタイムで文書に共同作業をするための安全な仮想環境を作成できます。さらに、ONLYOFFICEワークスペースは、プロジェクト管理機能、カレンダー、顧客関係、メール管理、オンラインコミュニケーション、ブログ、フォーラム、ニュースボードを使ったソーシャルネットワーキングを提供します。

ONLYOFFICE Workspace は、オンプレミスで実装可能な自己ホスティング型ソフトウェアツールです。また、5人以下のチーム向けのプランを含むさまざまな料金プランを備えたSaaS版もあります。

推奨システム構成

インストールプロセスを開始する前に、システムがこれらの要件を満たしていることを確認してください。

CPU: デュアルコア2GHzプロセッサーまたはそれ以上。
RAM: 少なくとも6GB。
HDD: 空き容量40GB。
スワップ：少なくとも6GB。
OS: AMD64 Linuxディストリビューション、カーネルv3.10以降。

ONLYOFFICEワークスペースコミュニティエディションのインストール

このガイドでは、通常使用に十分な無料版のソフトウェアであるONLYOFFICE Workspace Community Editionをインストールします。

プロフェッショナルなテクニカルサポートやONLYOFFICEモバイルウェブエディターへのアクセスが必要な場合は、商用版を選択することができます。それでも、最終的に決めるのはあなた次第です。

インストールプロセスは非常に簡単で、一連の手順に従う必要があります。始めましょう！

ステップ1. ONLYOFFICE インストールスクリプトを取得する

ONLYOFFICE Workspace は、Docker を用いたLinuxベースのオペレーティングシステム用のインストールスクリプトを備えています。このスクリプトは、必要なすべてのコンポーネントを持つDocker コンテナを自動的にセットアップします。

第一に、次のwgetコマンドを実行してスクリプトファイルをダウンロードする必要があります:

$ wget https://download.onlyoffice.com/install/workspace-install.sh

スクリプトを取得したら、インストールプロセスに進んでください。

ステップ2：ONLYOFFICE Workspaceをインストールする

以下のすべてのインストールアクションは、ルート権限で実行する必要があります。ONLYOFFICE Workspaceの必要なすべてのコンポーネントをインストールするには、次のコマンドを入力してください:

$ bash workspace-install.sh -md "yourdomain.com"

ここに“yourdomain.com ”は、ONLYOFFICE Mailモジュールに使用されるあなたのドメインです。Mailコンポーネントをインストールしたくない場合は、これを実行してください:

$ bash workspace-install.sh -ims false

インストールスクリプトは、あなたのデバイス上のDockerの可用性とそのバージョンを確認します。Dockerサービスが存在しない場合、またはそのバージョンが最小要件に一致しない場合、スクリプトは自動的にそれをインストールまたは更新します。

このコマンドで利用可能なすべてのパラメーターのリストを確認してください:

$ bash workspace-install.sh -h

ステップ3: ONLYOFFICEワークスペースが正しく機能しているか確認してください

インストール後、ONLYOFFICE Workspace のすべてのコンポーネントが期待通りに動作することを確認する必要があります。ウェブブラウザを開き、ローカルネットワーク上のコンピュータのIPアドレスを入力してください。アドレスバーにlocalhostや127.0.0.1を入力しないでください。

おめでとうございます！ONLYOFFICE Workspace が実行されていることは、インストールが成功したことを示しています。

すべてのファイルを一緒に保管してください

すべてのファイルはドキュメントモジュールに保存されています。より良い文書管理のためにフォルダーやサブフォルダーを作成することができ、ファイルをコピーしたり移動したり、名前を変更したり、お気に入りに登録して簡単にアクセスできるようにしたり、さらには削除することも許可されています。

ご利用の便宜のために、Nextcloud、ownCloud、OneDrive、Google Drive、kDriveなどのサードパーティのストレージソリューションをWebDAVプロトコルを使用して接続できます。これにより、すべてのファイルのための単一の環境を作成できます。

ONLYOFFICE ワークスペースはメディアプレーヤーを搭載しているため、MPG、AVI、MPEG、MP3、WEBPなどのすべての人気フォーマットのサポートにより、ほぼすべての音声およびビデオファイルを簡単に開いて再生することができます。

これに加えて、ドキュメントモジュールに写真や画像を保存することもできます。これはBMP、JPG、JPEG、PNG、TIF、GIFをサポートしています。また、PDF、DjVu、XPSファイルを開いて表示することができる便利な機能もあります。

組み込みのビューワーは使いやすく、ページサムネイル付きのナビゲーションバーを提供しています。さらに、EPUBおよびFB2フォーマットがサポートされているため、電子書籍を保存することもできます。

ステップ4: ドキュメントを共有し、コラボレーションする

文書コラボレーションに関しては、ONLYOFFICE Workspaceを使用すると、テキストドキュメント、スプレッドシート、入力可能なフォーム、プレゼンテーションを他のユーザーと共有し、リアルタイムで共同編集することができます。

ONLYOFFICEポータルの内部ユーザーにファイルを提供することができます。また、リンクを使用して外部でファイルを共有するオプションもあります。

何かを共有する際に、必要なアクセス権限を選択できます。

フルアクセス
レビュー
コメント
読み取り専用
アクセスを拒否する

さらに、特別なアクセス権限があります - 入力可能なフォーム用のフォーム記入と、スプレッドシート用のカスタムフィルターです。

12.0バージョンから、ONLYOFFICEコラボレーティブプラットフォームは、新しい高度な設定により、より柔軟な共有を可能にします。

印刷、ダウンロード、またはファイルをコピーできません（読み取り専用およびコメント権限の場合）。
共有設定を変更できません（フルアクセス権限について）。

ファイルを共有した後、コラボレーションプロセスを開始し、ONLYOFFICE Workspaceの共著機能を楽しむことができます。例えば、あなたは次のことができます:

いつでも切り替え可能なオプションを使って、2つの共同編集モードのいずれか、ファストまたはストリクトを有効にしてください。
トラック変更機能を使用して、他の人が行った変更を受け入れたり拒否したりします。
バージョン履歴を使用してファイルの任意のバージョンを復元します。
他のユーザーのコメントに返信し、自分のコメントを残してください。
特定の共著者の注意を引くために、コメントで彼らをタグ付けしてください。
同じ文書の異なるバージョンをリアルタイムで比較します。
組み込みチャットでテキストメッセージを送信します。
Telegramプラグインを使って他の人とチャットする。
Jitsiプラグインを使用して高品質の音声と通話を行います。

ONLYOFFICE Workspace v12.0は、WebDAVクライアントからリモートウェブサーバー上的な他のユーザーと協力して作業することも可能で、ドキュメントの共同編集やファイル管理ができるようになります。

ステップ5: 他のモジュールで文書を操作する

ONLYOFFICE Workspace では、ドキュメント モジュールが他のモジュールと密接に統合されており、作業を簡素化し、生産性を向上させることができます。

「プロジェクト」モジュールでプロジェクトに取り組む場合は、「ドキュメント」モジュールに保存されている必要なドキュメントを直接添付できます。プロジェクト内でタスクやディスカッションを作成し、成功裏に完了するために必要なドキュメントを追加するだけです。

ONLYOFFICEメールサーバーを設定した場合、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、および記入可能なフォームをメールに添付する機会があります。もう一つの便利な機能は、Documentsモジュールのコンテキストメニューを使用してファイルを直接メールで送信できることです。これは場合によっては時間を節約できます。

プロジェクトおよびメールモジュールに加えて、ドキュメントモジュールは組み込みのCRMシステムとも接続されており、顧客プロファイルにファイルを添付することができます。

結論

ONLYOFFICE Workspaceを使用することで、Linuxサーバー上で文書コラボレーションや文書管理機能を備えた完全に機能する共同作業オフィスを簡単に構築できます。最も良いニュースは、すべてこれを無償で行えることで、無料のCommunity Editionが利用できるからです。